Защита на личните данни (GDPR)

СПОРАЗУМЕНИЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Между WLC EXPERT SERVICES SRL и клиента, наричани по-долу поотделно „Доставчик“ или „Бенефициер“. В рамките на настоящото споразумение и двете страни имат качеството на администратор. Използваните в споразумението термини са определени в Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент.

Предмет на споразумението

Предметът на настоящото споразумение е определянето на начина и условията, при които всяка Страна ще обработва личните данни на другата Страна.

Всяка от Страните ще извършва дейностите по обработване на тези данни в съответствие с действащите законови разпоредби, приложими към момента на обработването.

Цели и правни основания на обработването

Страните могат да обработват личните данни на служителите и/или на други бенефициери или представители, определени от Страните, в съответствие с приложимите законови разпоредби и:

• С цел изпълнение на задълженията, поети от Страните по Договора;

• С цел изпращане на съобщения/уведомления/известия до служителите и/или други бенефициери, определени от Страните, и/или до представителите на Страните, свързани с предмета на договора и падежа на плащане на фактурите.

Други цели, за които личните данни на Страните могат да бъдат използвани в конкретни ситуации, са следните:

• С цел комуникация с публичните органи, одиторите или институциите с правомощия да извършват инспекции и проверки на дейността и активите на Страните, според случая.
• С цел събиране на вземания/възстановяване на просрочени вземания, ако е приложимо.
• С цел решаване на спорове и съдебни дела, изпълнение на съдебни и арбитражни решения, съдебни разпореждания и др., ако е приложимо.

Правното основание на обработването е съгласно:

1. чл. 6, параграф 1, буква б) от GDPR, а именно „обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор“;
2. чл. 6, параграф 1, буква в) от GDPR, а именно „обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора“;
3. чл. 6, параграф 1, буква е) от GDPR, а именно „обработването е необходимо за целите на легитимните интереси на администратора или на трета страна“.

Категории обработвани данни

Данните, които ще бъдат обработвани от Страните за посочените цели, са следните: име, фамилия, подпис, длъжност, телефон, имейл адрес.

В конкретни ситуации за посочените цели могат да бъдат поискани и други данни, като данните от личната карта/временната лична карта/паспорта/дипломатическия паспорт/разрешението за временно пребиваване в Румъния/акта за раждане или други.

Доставчикът може също да обработва:

• данни за местоположение, предоставени от системата GPS;
• информация за наема: мястото на доставка (наемане), мястото на връщане, продължителността на наема;
• информация за допълнителните шофьори, ако е приложимо;
• информацията, съдържаща се в документи или всякакви други материали с лични данни, които предоставяте за изпълнението на настоящия Договор;
• данни за здравословното състояние (например при настъпване на произшествие);

Срок на действие

Настоящото Споразумение поражда действие от датата на подписването му от Страните и остава в сила през целия период, в който те обработват лични данни въз основа на Договора.

Обработване на данните и задължения на Страните за законосъобразността на обработването

Страните се задължават да спазват приложимите разпоредби за защита на личните данни, включително разпоредбите на GDPR, на законодателството за неговото прилагане, както и решенията, които надзорният орган на Румъния (ANSPDCP) периодично издава във връзка с тях, когато обработват лични данни при изпълнение на поръчката.

Личните данни на служителите на Страните и/или на други определени от тях бенефициери и/или на техните представители, участващи в предоставянето на услугата, ще бъдат събирани от Страните във връзка с предоставянето на услугите съгласно поръчката/договора.

Страните ще разкриват само онези лични данни, които имат право или са оправомощени да разкриват съгласно приложимите законови разпоредби и договорите/поръчките, по които са Страни, като се уверяват, че съществува подходящо правно основание за обработването и че субектите на данните са надлежно информирани за разкриването на личните им данни, съгласно поръчката/договора.

Страните се съгласяват при никакви обстоятелства да не разкриват други лични данни за служителите на Страните и/или за други определени от тях бенефициери и/или за техните представители, освен необходимите за предоставянето на услугите съгласно поръчката/договора.

Всяка от Страните ще прилага подходящи технически и организационни мерки, за да защити личните данни на Бенефициерите срещу неразрешено или незаконно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или увреждане, които осигуряват подходящо ниво на сигурност.

Страните ще гарантират, че достъпът до личните данни на Бенефициерите е ограничен до персонала, участващ в предоставянето на Услугите, и/или до лицата, изрично упълномощени от всяка от тях.

Страните ще се стремят да ограничат обема на обработваните данни само до онези данни, които са строго необходими за всяка конкретна цел на обработване.

Страните са длъжни, съгласно приложимите разпоредби за защита на личните данни, надлежно да информират субектите на данните за собствените си операции по обработване на лични данни, включително за обработването на лични данни въз основа на поръчката.

Сигурност на личните данни

Страните са длъжни да въведат и постоянно да поддържат подходящи технически и организационни мерки за сигурност, за да защитят личните данни срещу случайно или незаконно унищожаване или случайна загуба, увреждане, промяна, разкриване или неразрешен достъп, особено когато Обработването включва предаване на данни по мрежа, както и срещу всякакви други незаконни форми на Обработване.

Страните трябва да предприемат подходящи технически и организационни мерки, за да защитят сигурността на всички мрежи или услуги за електронни съобщения, използвани за прехвърлянето или предаването на Личните данни (включително мерки за осигуряване на тайната на съобщенията и срещу неразрешен достъп до всеки компютър или система, като по този начин се гарантира сигурността на съобщенията).

Приложимо право

Настоящото Споразумение се урежда от румънското право.

Страните се съгласяват да положат всички усилия да решат по взаимно съгласие всяко възникнало разногласие във връзка с настоящото Споразумение. Ако страните не успеят да решат по взаимно съгласие тези разногласия, те ще бъдат отнесени за решаване до компетентните съдилища.

Отговорност

Всяка Страна действа като независим администратор на данни за собственото си обработване на данни във връзка с Договора и никоя от Страните не носи отговорност за нарушение от другата Страна на приложимото законодателство за защита на личните данни.

Бенефициерът е длъжен да информира служителите си и/или определените от него бенефициери като ползватели на превозните средства, предмет на договора за наем, за обработването на личните им данни от Доставчика. За повече подробности, моля, вижте нашата Политика за поверителност, достъпна на уебсайта ни ..].

[АЛТЕРНАТИВЕН ВАРИАНТ – Политиката за поверителност на WLC EXPERT SERVICES се съдържа в Приложение № 1 – Информационно съобщение относно обработването на лични данни към настоящото Споразумение]

Заключителни разпоредби

Настоящото Споразумение представлява договореността между Страните относно обработването на лични данни във връзка с изпълнението на Договора и замества всички други разпоредби, споразумения и предишни договорености, независимо от формата им, сключени между Страните по отношение на ролите и задълженията им във връзка с обработването на лични данни за изпълнението на Договора.

Настоящото Споразумение може да бъде допълвано или изменяно само в писмена форма, по взаимно съгласие на страните.